世界がグローバル化するにつれ、日本企業で働く外国人の数も増えています。
外国で働くことは貴重な経験です。
しかし、文化の違いから、コミュニケーションに苦労することもあるでしょう。
今回は、日本人の話し方を紹介し、職場で日本語を話すことが外国人にとってどのように役立つかを説明します。
1. 日本語の基礎を学ぼう
間接的なコミュニケーション
コミュニケーションには大きく分けて2つの種類があります。
1. 直接的なコミュニケーション:自分の考えをはっきりと述べる。
2. 間接的なコミュニケーション:自分の考えをわかりやすく表現する。
日本では間接的なコミュニケーションが頻繁に使われます。
間接的なコミュニケーションは、相手を傷つけないように、あるいは丁寧に話すために、自分の考えをはっきりと述べないように書かれています。
外国人は、相手の意図を考慮しなければならないため、理解するのが難しいと感じることがあります。
このような状況では、相手の行動にも注意を払い、相手が何を言いたいのかを確実に理解するまで質問を続けるべきでしょう。
また、上司や同僚が嫌がることをはっきり言うのは気が引けるかもしれません。
このような状況では、「クッション言葉」を使ってメッセージを伝えるのがコツです。
クッション言葉の例
- お手数をおかけしますが(ご面倒をおかけしますが、申し訳ありませんが、…)
例
上司や同僚に確認してもらう場合:「お手数をおかけしますが、確認していただけますでしょうか?
- 申し上げにくいのですが(申し上げにくいのですが):
例
飲み会に誘われたが、参加できない:「申し上げにくいのですが、その日は予定があり、参加できません。
- 可能であれば(可能であれば):
例
- 会議を3日から5日に変更したいのですが、可能であれば、会議を3日から5日に変更していただけますか?
このようにクッション言葉を使うと、より丁寧な伝え方ができます。
表情やボディランゲージ
日本では、言葉を使わないコミュニケーションの方法(非言語コミュニケーション)があります。
相手の表情やボディランゲージにも注目しましょう。
例えば、お礼を言うときは笑顔ですが、謝るときは申し訳なさそうにします。
相づちを打ったり、アイコンタクトをとりながら話をすることは、話を聞いているという合図です。
沈黙もコミュニケーションのひとつです。
日本人は会話中に沈黙することがあります。
ぎこちない、居心地が悪いと感じるかもしれませんが、考えたり、振り返ったりして、あえて話さないこともあります。
このような沈黙の時間も、会話をより良いものにするための時間であると思ってください。
2. まずは、仕事で使う基本の日本語を学ぼう
まずは、仕事で使う日本語を学ぼう。
挨拶
- 「おはようございます(おはよう)」は朝に会ったときに交わす挨拶です。
- 「お疲れさまです(お疲れ様)」は、仕事中に同僚とすれ違ったときや、仕事が終わって帰るときに交わす挨拶です。
上司や取引先など目上の人に対しては使用しないようにしましょう。
- 「お世話になります(いつもお世話になっております)」は、取引先やお客様と会う時や電話をかける時の最初の挨拶です。
- 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします(今後ともよろしくお願いいたします)」は、取引先やお客様と会う時や電話をかける時の最後の挨拶です。
自己紹介
- はじめまして。〇〇(名前)と申します。どうぞよろしくお願いいたします。
はじめまして。〇〇(名前)と申します。よろしくお願いいたします。
お客様や取引先の方への挨拶では、社名もあわせて言います。
- はじめまして。〇〇(会社名)の〇〇(名前)と申します。どうぞよろしくお願いいたします。
はじめまして。 〇〇(会社名)の〇〇(名前)と申します。 よろしくお願いいたします。
何か不明な点がある場合
- 「 すみません、〇〇についてお聞きしたいのですが、お時間よろしいでしょうか。
失礼ですが、〇〇についてお聞きしたいのですが、お時間よろしいでしょうか。
相手に話しかける際には、まず「今よろしいでしょうか」と相手の業務を中断するわけですから、確認しましょう。
目上の方や上司の場合は、「お忙しいところ申し訳ございません。(お邪魔して申し訳ございません)」の方が丁寧です。
これらは日本で働く上で絶対に役立つフレーズです。
同僚が使っている他の言葉もよく聞いて、真似するようにしましょう。
3. 上司とのコミュニケーションのとり方を知っておきましょう
日本の職場では、目上の人に対しては礼儀正しく接します。
このセクションでは、上司とのコミュニケーションのとり方について詳しく説明します。
上司:自分より役職の高い人、例えば年長者、先輩、上司など。
上司への接し方
日本の会社組織では、社長、部長、課長、係長、主任など、上から順に役職があります。
名前を呼ぶときは、名前に敬称をつけます。例:山田社長、田中部長など。
ただし、会社によっては社長でも「社長○○」ではなく、「○○さん」と呼ぶところもあります。
職場にルールがある場合は、それに従いましょう。
上司との接し方
上司は仕事をする上で大切な存在です。
困ったことがあれば、すぐに相談しましょう。
仕事中は、上司の話をよく聞いて、その指示に従いましょう。
何かを教えてもらったら、感謝の気持ちを伝えることも忘れないようにしましょう。
目上の人との接し方
日本では、目上の人、目下の人という関係があります。
先輩:経験が豊富な人、年上
後輩:経験が浅い人、年下
職場では、あなたより先に就職して働いている人が先輩です。
先輩から学ぶことや指導を受ける機会が多くあります。先輩には、目上の人と同様に敬意を持って接しましょう。
4. 同僚とのコミュニケーションの方法を知っておきましょう
同僚とのコミュニケーションの方法をご紹介します。これらの方法を使って、同僚と良い関係を築きましょう。
アドバイスを求める
仕事で困ったことがあれば、積極的に同僚にアドバイスを求めましょう。
同じ部署でも、自分とは異なる経験や知識を持っているかもしれません。
世間話をする
挨拶のときに天気の話をする、職場の出来事を話すなど、自由に話せる機会があれば、世間話をしましょう。
最初からプライベートな話をして驚かれないように注意しましょう。
イベントに参加する
仕事の後、食事や飲み会に誘われたら、時間があれば参加してみましょう。
楽しく過ごすことで会話も広がり、関係を築きやすくなります。
5. 意見が合わない時の対応
「日本の職場は間接的なコミュニケーションが多く、チームで動くことが多い。では、意見が合わない時はどうすればいいのか?
」
そんな時の解決策をいくつかご紹介しましょう。
一方的な意見ではなく、考え抜いた意見を述べる。
日本では、チームで協力しながら物事を進めることが多いです。
そのため、一方的に意見を述べるのではなく、相手の意見との共通点を見つけながら意見を交換しましょう。
また、相手を否定するような言葉を使わずに、丁寧に、思いやりを持って話すことも大切です。
第三者の意見を聞く。
例えば、先輩や上司など第三者に意見を求めるのも一つの方法です。
異なる視点からの意見を参考に、お互いが納得できる解決策を見つけましょう。
チームとしての目標や目的を重視する
チーム内で意見が割れた際には、チームの目標や業務目的を思い出しましょう。
それらに焦点を当てることで、チームにとって良い意見をまとめることができます。
そうすることで、良好な人間関係を維持し、協力し合える職場関係を築くことができるでしょう。
まとめ
仕事をする上で、コミュニケーションは不可欠です。
日本の職場で上手にコミュニケーションを取れるようになれば、人間関係を良好に保つだけでなく、同僚と協力し合いながら仕事をしやすくなります。
また、新しい仕事を覚えたり、日本語をさらに上達させたり、人間的に成長したりすることにもつながります。
日本の職場には、この記事で紹介しきれないほど多くの文化があります。
文化を理解することは、コミュニケーションにも役立ちます。
よくある質問
1.日本で働く前に、外国人が日本語を勉強することはどのくらい重要ですか?
日本語を勉強することはとても重要です。
英語が話せる環境の会社もありますが、ほとんどの会社では日本語が話されています。
仕事の内容によっては、日本語が理解できなければ働けない場合もあります。
日本語が不要な場合でも、基本的な日本語は勉強しておいた方が良いでしょう。
コミュニケーションが取りやすくなり、同僚との関係も良好になります。
日本語の勉強を始めたい場合は、
- 言語学習アプリ
- オンライン日本語コース
- 言語交換プログラム
などが役に立つでしょう。
2. 職場内で意見が対立した場合はどうすれば良いですか?
職場では、意見の対立はつきものだと思います。
主張をぶつけ合うよりも、良好な関係を保ちながら解決策を見つけることが大切です。
- 自分の意見ばかりを主張するのではなく、相手の意見をよく聞く。
- 自分の目標や目的を振り返り、それがチームや職場にとって最善の意見となるようにする。
- 先輩や上司など第三者の意見を聞く。
